Քարտուղարի (քարտուղարուհու) էթիկան

Քարտուղարությունը ցանկացած կազմակերպության մեջ շատ կարևոր բաժին է: Վերաձևակերպելով հայտնի՝ «Թատրոնը սկսվում է կախիչից» ասույթը, կարող ենք ասել, որ կազմակերպությունը սկսվում է քարտուղարությունից:

Քարտուղարության աշխատակիցները պատասխանում են հեռախոսազանգերին, ընդունում և ուղարկում են ֆաքս, ձևակերպում են տարբեր փաստաթղթեր, ակտիվորեն մասնակցում են այցելուների ընդունելության կազմակերպմանը, նրանցից դիմումներ և փաստաթղթեր են ընդունում, և այլն:

Արհեստավարժ քարտուղարուհին պետք է գիտելիքների բարձր մակարդակ և ներքին մեծ կուլտուրա ունենա և կարողանա դրանք կիրառել իր աշխատանքում: Նրա գործն ավելի, քան մյուս աշխատակիցներինը, պահանջում է գործնական էթիկետի կանոնների լավ իմացություն: Քարտուղարը կազմակերպության մեջ ամենակարևոր պաշտոններից մեկն է, քանի որ նա է վերահսկում իր ղեկավարի կողմից ստացվող փաստաթղթերի ճիշտ ձևակերպումը: Նա պետք է մենեջերին ժամանակին տեղյակ պահի կայանալիք գործնական հանդիպումների մասին և օգնի նրան պատրաստվելու հանդիպմանը: Քարտուղարը պետք է կարողանա նաև քաղաքավարի, բայց միաժամանակ խիստ տոնով ազատել իր ղեկավարին չափից դուրս շատ կամ անցանկալի այցելուների հետ շփումից:

Մենեջերը նույնպես պետք է իր հերթին քարտուղարին տեղյակ պահի իր գտնվելու վայրի մասին, եթե դուրս է գալիս կաբինետից, ասի նրան իր առաջիկա գործնական նպատակների մասին, և այլն, քանի որ քարտուղարը, պարզապես, իրավունք չունի պատասխանելու՝ «չգիտեմ», երբ նրան հարցնում են, թե որտե՞ղ է պարոն կամ տիկին այսինչը, ստացե՞լ է արդյոք նա այս կամ այն փաստաթուղթը, և այլն:

Փոստի հետ աշխատանքը

Քարտուղարը բացում է ղեկավարի անունով ստացվող նամակները, տեսակավորում դրանք: Իր ղեկավարի թույլտվությամբ նա կարող է պատասխանել որոշ նամակների: Երբեմն քարտուղարը կարող է որոշում ընդունել այս կամ այն նամակն այլ աշխատակցի փոխանցելու մասին: Սովորաբար մենեջերը նայում է գործնական նամակները և մյուս թղթերը, ապա քարտուղարին ասում, թե ինչպես պետք է դրանց պատասխանել: Այնուհետև քարտուղարը գրում է դրանց պատասխանները, կնքում նամակները և տալիս ղեկավարին ստորագրելու: Անթույլատրելի է նամակները կուտակելն ու դրանք անպատասխան թողնելը:

Հեռախոսային խոսակցությունները պետք է լինեն քաղաքավարի, կիրթ, անհրաժեշտ տեղեկությունները պետք է հայտնել համառոտ, հարցերին լիարժեք պատասխան տալ, որպեսզի զանգահարողը ստիպված չլինի նոր հարցեր տալ: Ինչպես արդեն նշել ենք մեր նախորդ հրապարակման մեջ, խոսափողը վերցնելիս պետք է ասել կազմակերպության անունը, ներկայանալ, ապա ասել՝ «Լսում եմ Ձեզ»:

Ամեն օր, աշխատանքային օրվա սկզբում քարտուղարը պետք է նայի նախորդ օրը կատարած իր գրառումները սպասվելիք գործերի մասին, առանձնացնի դրանցից կարեւորները և անցնի դրանց կատարմանը: Փաստաթղթերն անհրաժեշտ է պահել հատուկ թղթապանակների մեջ:

Քարտուղարը պարտավոր է իր ղեկավարին հիշեցնել գործնական հանդիպումների մասին, նա պետք է նախապատրաստի բոլոր անհրաժեշտ փաստաթղթերն ու նյութերը, վերահսկի ընդունված որոշումների կատարման ընթացքը:

Գործնական էթիկետը որոշակի պահանջներ է ներկայացնում նաեւ արտաքին տեսքին: Եթե քարտուղարը կին է, ապա անթույլատրելի է չափից դուրս ճչացող կոսմետիկան: Նրա հագուստը նույնն է, ինչ որ գործարար կնոջ հագուստը՝ գործնական կոստյում կամ զուսպ զգեստ: Բացառվում են ջինսե տաբատները, շորտերը, ընդգծող բլուզները, և այլն: Աշխատավայրում չի կարելի հագնել բոկոտիկներ կամ սպորտային կոշիկներ:

Պատրաստեց՝ 168.am-ը